ビジネスメールで別件を切り出す際は、相手への配慮とわかりやすさが重要です。
話題を自然に切り替えるために、「別件となりますが」「ちなみに」などのクッション言葉を使うとスムーズです。
また、一通のメールに複数の用件を入れる場合は、要点ごとに段落や箇条書きで整理し、読みやすく工夫しましょう。
急ぎの内容は件名に明記し、相手がすぐに理解できるよう配慮することもポイントです。
丁寧で簡潔な表現を心がけることで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションにつながります。
メールで別件を伝えるときの基本マナーと考え方
そもそも「別件」とは？
「別件」とは、すでにやりとりしている用件とは別の話題や伝達事項のことを意味します。例えば、会議の出欠について確認したメールの中で、次回の資料提出についても伝えたいといった場合、「別件」として切り出すと自然です。ひとつのメールで完結させたいときに役立つ表現であり、ビジネスではよく使われます。
配慮のある表現で気持ちよいやりとりを
相手の立場や状況を思いやった文章は、読み手に安心感を与えます。話題が切り替わる際には、いきなり本題に入るのではなく、「ちなみに」「さて」「あわせて」などの接続語を使ったり、「別件となりますが」といった言葉を添えたりすることで、文章に自然な流れが生まれます。こうした一言があることで、相手も読み進めやすくなり、配慮が伝わる文章になります。
また、文章が長くなりすぎないように気をつけることも大切です。要件が複数あるときは、話題ごとに段落を分ける、見出しや箇条書きを使うなど、読み手の負担を軽減する工夫が求められます。
一通のメールに複数の要件を書いても問題ない？
ビジネスでは、一通のメールに複数の内容を含めることはよくあります。たとえば、「資料提出のお願い」と「次回会議の日程調整」など、関連する内容であればまとめて伝えるのが効率的です。ただし、それぞれの要件が混ざってしまわないように、話題ごとに分かりやすく構成することが大切です。
番号を振る、箇条書きを使う、各段落の冒頭に簡単なタイトルをつけるなど、整理された見た目にすると、相手がすぐに内容を把握できます。相手にとって「わかりやすいかどうか」を意識することで、全体の印象も丁寧になります。
【パターン別】別件を切り出すメール例文集
「別件で恐縮ですが」を使った丁寧な例文
件名：○○の件とその他のご相談について
○○株式会社 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の○○です。
先日は○○についてご対応いただき、ありがとうございました。
別件で恐縮ですが、一点ご相談させていただきたいことがございます。○○の件について、以下のような形で進めることは可能でしょうか。
（以下略）
「別件となりますが」を使ったシンプルな例文
……
なお、別件となりますが、来月のスケジュールについても一度ご相談できればと思っております。ご都合の良い日程をいくつかご共有いただけますと幸いです。
「ちなみに」「あわせて」など自然な切り出し例
……
ちなみに、次回の会議資料についても内容を確認いただけると助かります。
あわせて、当日の流れについて簡単にまとめたものを添付いたします。
シーン別テンプレート（依頼／報告／お礼 など）
別件を伝えるメールは、状況に応じて適切なトーンや表現を使い分けることが大切です。以下に、代表的なシーン別の例文を紹介します。
- 【依頼の場合】：
「別件となりますが、追加でお願いしたい内容がございます。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」「別件となりますが、追加でお願いしたい内容がございます。ご確認いただけますと幸いです。」 - 【報告の場合】：
「別件ではございますが、○○の進捗についても共有いたします。何かご不明な点がございましたらお知らせください。」「別件ではございますが、○○の進捗についても共有いたします。」 - 【お礼の場合】：
「別件になりますが、先日の対応につきましても重ねて御礼申し上げます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」「別件になりますが、先日の対応につきましても重ねて御礼申し上げます。」 - 【社内向けカジュアル】：
「別の話題になりますが、○○の件についても確認をお願いします。何かあればお知らせください。」 - 【フォローアップ】：
「先日の件に関連して、別件でご連絡いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
「別件で恐縮ですが」の言い換え表現まとめ
「別件で恐縮ですが」はとても丁寧な言い回しであり、ビジネスの場ではよく使われます。ただし、繰り返し使うと堅苦しく感じられることもあるため、表現を少し変えて柔らかく伝えることも効果的です。相手や場面に応じて言い換えを活用することで、より自然で伝わりやすいコミュニケーションが可能になります。
丁寧さを保ちつつ、やわらかい表現に
相手への敬意を保ちつつ、やさしく聞こえる表現です。取引先や上司など、フォーマルな場面でも安心して使えます。
- 「念のため、補足させていただきますと…」
- 「あわせて、お伝えしたいことがございます」
- 「もう一点、確認させていただけますでしょうか」
- 「関連して、追加でご案内させていただきます」
- 「ここで一つご相談がございます」
少しカジュアルで社内向きの言い換え例
チーム内や気心の知れた相手へのメールでは、ややカジュアルな表現にすると親しみやすく感じられます。
- 「別の話題になりますが…」
- 「ちなみに、こちらも共有しておきます」
- 「ついでにご案内させていただきます」
- 「そういえば、あわせてお伝えしておきたいことがあります」
- 「補足として、念のためご案内します」
クッション表現として便利なフレーズ
話題を切り替える前に添えることで、文章の印象がやわらかくなり、相手にも配慮が伝わります。場面を選ばず使いやすいフレーズです。
- 「話題が変わりますが…」
- 「少し方向性が変わりますが…」
- 「この機会に、あわせてご確認いただけますと幸いです」
- 「ついでながら、以下もご確認いただければと思います」
- 「参考までに、あわせてお伝えいたします」
続けてメールを送るときの切り出し方と工夫
二通目のメールを送るときの配慮
ビジネスメールを続けて送る場合、相手の負担を軽減し、誤解を防ぐための配慮が重要です。特に二通目のメールは、一通目の内容を踏まえつつ、簡潔かつ丁寧に切り出すことがポイントとなります。相手がすぐに理解できるように、冒頭に「先ほどの件に関連して」などの一言を添えると、スムーズなやりとりが実現します。
- 「先ほどの件に関連して、追加でご連絡いたします」
- 「補足事項があり、ご連絡いたしました」
- 「先ほどの内容に関して少し補足させていただきます」
- 「先ほどのメールに関連し、追加でお知らせしたいことがございます」
時間をあけずに送る場合の書き出し例
連続してメールを送る際は、相手が混乱しないようにわかりやすい書き出しを心がけましょう。件名に【追加】や【追記】を入れたり、本文の冒頭で「先ほどのメールに関して」など、内容が続いていることを明示することが大切です。
件名：【追加】○○の件について
……
先ほどのメールに関して、もう一点補足がございますのでご連絡いたしました。
よく使われる定番フレーズ
続けてメールを送る際、丁寧さを損なわずに相手に好印象を与える定番フレーズも覚えておくと便利です。これらのフレーズは、文末や締めの挨拶としても使いやすく、ビジネスシーンで重宝します。
- 「引き続き、よろしくお願いいたします」
- 「重ねてのご連絡となりますが、何卒よろしくお願いいたします」
- 「ご多忙のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします」
- 「引き続き、ご確認のほどよろしくお願いいたします」
- 「ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください」
よくある質問とその対応例
「別件」と書かなくてもよいケースは？
文章の流れが自然で、話題の切り替えがわかりやすい場合は、あえて「別件」という言葉を使わなくても問題ありません。むしろ、文脈の中でスムーズに話題が変わるように工夫すれば、読み手にとって読みやすく、柔らかい印象を与えられます。例えば、「ところで」「ちなみに」「あわせて」といった自然な接続詞を使うだけでも、話題転換の違和感を減らせます。
また、「別件」という言葉を使わずに、具体的な内容を端的に伝えることも効果的です。相手の状況ややり取りの内容に応じて、言葉を選びましょう。
件名に「別件」と入れるべき？
件名はメールの中で最も目に留まる部分です。そのため、用件をできるだけ簡潔かつ具体的に記すことが大切です。「別件」という言葉は内容が抽象的で、受け手が何についてのメールかすぐに理解しづらい場合があります。
より良い件名の例としては、伝えたい内容や要望が明確にわかるものを使うと効果的です。
たとえば：
- 「○○の件とスケジュール調整について」
- 「【ご相談】○○と関連する内容について」
- 「○○プロジェクトに関する追加のご連絡」
- 「○○についての補足事項のご案内」
このように、具体的なキーワードを入れることで、相手がメールの重要度や内容を把握しやすくなります。
立場によって表現は変えるべき？
メールの相手によって適切な表現を使い分けることは、良好なコミュニケーションの基本です。上司や取引先の方に送る場合は、丁寧さや礼儀を重視し、慎重な言い回しを心がけましょう。たとえば、「恐れ入りますが」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」などの丁寧なフレーズを使うと安心感が伝わります。
一方で、社内の同僚やフラットな関係の相手には、少しカジュアルで親しみやすい表現でも問題ありません。ただし、カジュアルすぎると誤解を生む可能性もあるため、相手との関係性や社内の雰囲気に合わせて調整しましょう。
また、初めて連絡する相手やフォーマルな場面では、より丁寧で正式な表現を選ぶことが望ましいです。ビジネスシーンでは、相手に合わせた言葉遣いが信頼関係の構築にもつながります。
まとめ｜丁寧さと簡潔さが伝わるメールの鍵
ビジネスメールで別件を切り出すときは、相手への配慮を忘れず、文章の流れに注意することが大切です。丁寧なクッション言葉や自然な切り出し方を取り入れることで、よりスムーズなやりとりができます。言葉に迷ったときは、例文やテンプレートを参考に、自分なりに調整しながら活用してみてください。